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Cómo escribir una solicitud de
documentos públicos

Una solicitud escrita de un documento público es una de las herramientas más poderosas y fáciles de utilizar que están disponibles a las personas para obtener una amplia gama de documentos e información del sistema de justicia.

Con unas pocas frases claves en una carta breve y simple, usualmente se puede obtener estadísticas del sistema de justicia, cintas de grabaciones de la línea 911, copias de órdenes de captura, archivos de las cortes, registros de despachadores, informes policiacos, archivos sobre órdenes de restricción, documentos de políticas, cartas de agencias, bases de datos y mucho más. A continuación te ofrecemos tres ejemplos de cartas de solicitud de documentos públicos que puedes utilizar como modelos para tu propia carta. Estas cartas también tendrían que darte una idea de los tipos de información que puedes obtener de las agencias de justicia criminal en tu localidad. Pero, primero, te ofrecemos información general sobre las solicitudes de documentos públicos y un par de cosas específicas que deberías saber.

Las Leyes de Registros Públicos son leyes que reconocen que el gobierno y el trabajo de éste pertenecen a la población. La Ley de Registros Públicos de California, por ejemplo, comienza con esta declaración:

Sección 6250 del Código del Gobierno. Al promulgar este capítulo, la Legislatura, respetuosa del derecho de los individuos a la privacidad, reconoce y declara que el acceso a la información relacionada con la conducta de los asuntos de la población es un derecho fundamental y necesario de cada persona en este estado.

Lo que es clave entender y recordar, aun cuando los empleados gubernamentales tiendan a olvidarlo, es que el gobierno trabaja para ti y que ya has pagado por este trabajo a través de tus impuestos. Tienes el derecho fundamental a saber exactamente qué está haciendo el gobierno. El sistema de justicia criminal es parte del gobierno y, como tal, no está exento de este importante principio y ley.

He aquí algunas otras cosas que debes saber:

1. Empieza siempre tu solicitud de documentos públicos de la siguiente manera: Según la Ley de Registros Públicos de California (Código de Gobierno 6250-6270), estoy solicitando... Naturalmente, si estás solicitando información en otro estado, necesitarás el nombre y la cita de la Ley de Registros Públicos en ese estado. La manera más rápida de encontrar la Ley de Registros Públicos en tu propio estado es llamar a un reportero de algún diario en tu área. Los reporteros utilizan las leyes de registros públicos para obtener información cada día. También puedes encontrar la cita de la Ley de Registros Públicos de tu estado llamando a la biblioteca local o haciendo una búsqueda de los códigos estatales en Internet.
2. Las Leyes de Registros Públicos fijan límites de tiempo muy estrictos a las agencias gubernamentales para que respondan a tu solicitud. En California, por ejemplo, la agencia debe responderte por escrito en el término de diez días, ya sea cumpliendo con tu solicitud, explicando -con la cita exacta- por qué la solicitud está exenta, o bien explicando que se necesita investigación adicional para atender tu solicitud. Si el documento que solicitaste ya existe (tal como una cinta grabada de la línea 911 en un caso cerrado o un documento sobre políticas policiales), deberías recibir los documentos en el término de diez días.
   
   Al solicitar por escrito un documento público a un departamento que tiene la tendencia a retrasarse, es una buena idea incluir en la carta la sección sobre el límite de tiempo que estipula la ley.
   
3. Haz tu solicitud tan específica como sea posible. . Si te extiendes demasiado en tu solicitud -por ejemplo, pidiendo a un departamento de policía todas las cintas de grabaciones de llamadas a la línea 911 por violencia doméstica-, el departamento tendrá toda la excusa que necesita, según la ley, para retrasar indefinidamente una respuesta a tu solicitud. ¡Sé específica!
   
   Si tu solicitud escrita es compleja, o si requiere una particular compilación de datos, es altamente recomendable que mantengas contacto telefónico con la persona que está a cargo de atender tu solicitud en la agencia. Esto evita confusiones y también le da a esa persona más motivación para preparar los datos.
   
4. Existen excepciones a tu derecho a acceder a información gubernamental. En su mayoría, estas excepciones son obvias. Por ejemplo, archivos de personal, preguntas de pruebas, secretos de un negocio, información personal, etc., están exentos de ser solicitados según la Ley de Registros Públicos. Y cuando solicitas documentos relacionados con un caso criminal, los nombres de personas e información de identificación usualmente aparecerán tachados.
   
   Otra categoría de excepción a la Ley de Registros Públicos es muy significativa para tus solicitudes al sistema de justicia criminal. En California, y en la mayoría de los estados, los tipos de información que puedes obtener en una investigación abierta son limitados. Una investigación abierta es una en la cual aún no se ha determinado si una persona sospechosa es inocente o culpable. Toma nota, sin embargo, que en California una víctima de violencia doméstica puede obtener una copia del informe policial completo sobre su caso en cualquier momento dentro de un término de diez días después de haber sido solicitada. (Código de Familia, Sección 6228).
   
   La mejor manera de averiguar exactamente cuáles excepciones estipula la ley en un caso criminal abierto es preguntarle al respecto a un reportero de algún diario local quien regularmente cubra noticias sobre crímenes.
   
5. Es mejor escribir tu solicitud en inglés. Aunque las agencias gubernamentales están obligadas a responder a tu solicitud si la escribiste en algún idioma que no fuera el inglés, la mejor manera de evitar retrasos es pedirle a alguien que traduzca tu carta al inglés.
6. ¡Da seguimiento a tu solicitud! Si no recibes una respuesta por escrito en el tiempo estipulado por la ley, llama al jefe de la agencia y envíale por fax una copia de tu carta. Si aun así no recibes respuesta, envía una copia de tu solicitud original, así como una queja, al concejo municipal de tu localidad o a otro funcionario público.
   
   Al interpretar leyes de registros públicos, las cortes en todo Estados Unidos han sido estrictas en refrendar el derecho de la ciudadanía al acceso a información. Entonces, no vaciles en quejarte firmemente ante otros funcionarios públicos si tu solicitud no está siendo atendida en el tiempo estipulado. Tu queja probablemente ocasionará suficiente presión para que tu solicitud sea tomada con seriedad.
   
7. La mayoría de agencias gubernamentales cobrará una tarifa por hoja por el fotocopiado de documentos.

18 de julio del 2000

Atención: Departamento de Registros
Departamento del Alguacil del Condado de Sonoma
600 Administration Dr.
Oficina 103-J
Santa Rosa, CA 95403

Estimado señor Jefe de Registros:

Según la Ley de Registros Públicos de California (Código de Gobierno 6250-6270), estamos solicitando la siguiente información de su departamento:

1. A. Número total de oficiales activos en su departamento.
   B. Número total de mujeres oficiales activas en su departamento.
   C. Número total de oficiales hispanos activos en su departamento.
   D. Número total de oficiales asiáticos activos en su departamento.
   E. Número total de oficiales afroamericanos activos en su departamento.
   F. Número total de oficiales indígenas activos en su departamento.
   G. Número total de oficiales latinas activas en su departamento.
2. Número total de oficiales activos bilingües en su departamento.
3. Una copia de la prueba de idiomas bilingüe en español e inglés (para oficiales activos) utilizada por su departamento, ya sea estandarizada o no, sea aplicada en forma escrita u oral, o sea aplicada por una fuente externa.
4. El monto de salario diferencial devengado por oficiales activos bilingües en su departamento.
5. Cantidad total de llamadas de traducción a la línea de idiomas de AT&T realizadas por patrulleros de su departamento (exceptuando el uso de despachadores) durante los meses de marzo, abril y mayo del 2000*.

* Por favor tome nota de que la factura de los Servicios de la Línea de Idiomas que su departamento recibe cada mes (incluimos una copia del formulario "Cómo leer su factura", con una muestra de factura), permite determinar la fecha y hora, el idioma, el número de minutos, los montos y códigos de identificación personal de cada llamada. Esta información facilita contar la cantidad de llamadas realizadas, así como segregar -utilizando los códigos de identificación personal- las llamadas hechas por oficiales y las realizadas por despachadores.

Apreciaremos su ayuda en proveer esta información. ¡Gracias por su continua asistencia!

Atentamente,

Sra. Buchignani
Centro de Justicia para Mujeres
250 Sebastopol Rd.
Santa Rosa, CA 95407

Ejemplo de carta #2: Solicitud de informe de caso criminal y otros documentos de caso: (Esta carta es ficticia para evitar cualquier posible confusión con un caso real.)

15 de septiembre del 2000

Departamento de Policía de Lanyard
205 Rainee St.
Lanyard, CA

Jefe Anthony Reynoso,

Según la Ley de Registros Públicos de California (Código de Gobierno 6250-6270), estamos solicitando los siguientes documentos e información de su departamento:

1. Todos los informes criminales, reportes de incidentes y reportes de investigación relacionados con el sospechoso/sujeto involucrado George W. Blush, nacido el 15 de mayo de 1946.
2. Todas las grabaciones de llamadas a la línea 911 y todas las impresiones de despachadores relacionadas con los informes arriba mencionados, y/o todas las grabaciones de llamadas a la línea 911 y todas las impresiones de despachadores que respondieron a la siguiente dirección: 587 Clinton St, Laynard, CA.

Por favor infórmeme cuándo estarán disponibles estos reportes para pasar a buscarlos.

Gracias.

Al Goar
(No olvides incluir tu dirección y número de teléfono)

Ejemplo de carta #3: Solicitud de estadísticas sobre violación y violencia doméstica

30 de Diciembre, 2,000

Departamento de Registros
Oficina del Fiscal de Distrito del Condado de Sonoma
Santa Rosa, CA 95403

Departamento de Registros, Oficina del Fiscal de Distrito del Condado de Sonoma:

La presente es una solicitud basada en la Ley de Registros Públicos de California (Código de Gobierno 6250-6270). Les agradeceré proporcionar las siguientes estadísticas de la Oficina del Fiscal de Distrito del Condado de Sonoma:

Para el año 1999,

• Número total de reportes criminales por violencia doméstica revisados por su oficina.
• De esos reportes criminales por violencia doméstica, ¿cuántos fueron ingresados como felonías; como delitos menores; y como violaciones a la libertad bajo palabra? ¿Cuántos fueron rechazados?
• ¿Cuáles fueron las disposiciones finales para los casos ingresados como felonía de violencia doméstica; número de sentencias por felonía de violencia doméstica; número de sentencias por el delito de violencia doméstica; número de declaraciones sin lugar; número de declaraciones sin lugar condicionadas; número de sobreseimientos o tácticas de dispersión? ¿Otros? ¿Cuántos sujetos fueron sentenciados a prisión y cuántos fueron enviados a la cárcel del condado?
• ¿Cuáles fueron las disposiciones finales para los casos ingresados como delitos menores de violencia doméstica; número de sentencias por delitos menores de violencia doméstica; número de declaraciones sin lugar; número de declaraciones sin lugar condicionadas; número de sobreseimientos o tácticas de dispersión? ¿Otros? ¿Cuántos sujetos fueron enviados a la cárcel del condado?
• ¿Cuáles fueron las disposiciones finales para los casos de violencia doméstica ingresados como violaciones a la libertad bajo palabra? ¿En cuántos casos fue revocada la libertad bajo palabra?

Para el año 1999,

• ¿Cuántos casos de violación (261 PC, 262 PC, 286 PC, 288a PC, 289 PC) fueron revisados por su oficina?
• De estos informes de casos de violación, ¿cuántos fueron ingresados como violación; ingresados como felonía de violencia sexual; ingresados como delito menor de violencia sexual; ingresados como violencia doméstica o simple ataque; ingresados como violación a la libertad bajo palabra? ¿Cuántos casos fueron rechazados?
• ¿Cuáles fueron las disposiciones finales para los casos ingresados como violación? ¿Cuántas sentencias hubo por violación; cuántas sentencias por una ofensa sexual menor; cuántas sentencias por violencia física; cuántas declaraciones sin lugar?
• ¿Cuántos sujetos fueron sentenciados a prisión? ¿Cuántos fueron enviados a la cárcel del condado?

Para el año 1999,

• ¿Cuántos casos de abuso sexual infantil (288(a) PC y 288.5 PC) fueron revisados por su oficina?
• De estos casos de abuso sexual infantil, ¿cuántos fueron ingresados como abuso sexual infantil y cuántos como una ofensa menor? ¿Cuántos casos fueron rechazados?
• ¿Cuáles fueron las disposiciones finales para los casos ingresados como abuso sexual infantil?
• ¿Cuántos sujetos fueron sentenciados a prisión? ¿Cuántos fueron enviados a la cárcel del condado?

Si tiene alguna pregunta en relación con esta solicitud, por favor llámeme al número 575-3150.

Gracias por su atención.

Atentamente,

Marie De Santis
Directora